AIで提案書を作る前に、相手へ聞いておきたいこと

この提案書から、相手は何を判断するのか

提案書は、自分ができる仕事を紹介するだけでなく、相手が比較して実施の可否を判断するためにも使います。機能説明が詳しくても、その人の知りたい条件が埋もれていれば、検討は進めにくくなります。

OpenAIの公式案内でも、求める結果、相手、材料を共有した依頼が扱われています。今回の資料で何を判断するかが一文で伝われば、AIへの原稿依頼にも用途を含められます。

最初に確かめたい六つの問い

六つの問いは、台本を順番に読み上げるためのものではありません。すでに分かる内容と、まだ相談したい部分を分けるメモに使えます。答えにくい事情があれば、推測で埋めずに不明なまま記録できます。

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解決策を説明する前に、最近の一回を聞く

Web改修なら、最近の問い合わせを一件たどると、担当者がどの説明を補っているか分かる場合があります。紹介したページ、その後の質問、追加で送った案内が、現在の使い方を示す情報です。

その情報から、条件一覧や予約手順の書き直しで対応できるかを考えられます。動画やAIチャットを使う案もありますが、先に方法を固定すると、相手が困っている説明とはずれる恐れがあります。

利用・承認・予算・更新は、同じ担当者とは限らない

受付をする人、実際に使う人、予算を判断する人、公開後に更新する人では、答えられることが違います。誰がどの判断をするか分かれば、窓口の人だけにすべての回答を求めずに相談できます。

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未定の条件も、提案に影響する情報

時期、予算、素材、運用方法が未定でも、何が不足しているかは話し合えます。誰へいつ尋ねられるかが分かれば、推測を合意済み条件にせずに済みます。予算をすぐ答えられない場合も、検討できる範囲や優先事項は相談できることがあります。

公開日が固定されていれば、その日までの必須内容と後日の追加を分けられます。写真不足には、撮影、既存素材、仮表示などの選択肢があります。都合のよい条件で穴を埋める代わりに、案ごとに何が要るかを比較できます。

聞いたことと、自分の提案を分けてまとめる

打ち合わせで聞いた発言、自分の解釈、提案する案は異なるものです。メモを滑らかな文章にする途中で区別がなくなると、相手が合意していない案まで決定済みに見える場合があります。以下のように欄を分ける方法があります。

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AIに構成案と比較表を頼む

共有を認められたメモから、課題、前提、選択肢、作業範囲、不明点の順に構成を頼めます。足りない数字や成果例は作らず、未確認欄に残す依頼です。

「問い合わせを増やしたい」という希望と、「必ず何件増える」という保証は違います。AIの構成案が自然でも、この変化があれば元メモに合いません。生成された解決案も、相手の発言ではなく、こちらが採用を検討する提案として扱えます。

選択肢の違いを、作業と使い方で伝える

一ページの案内を改修する案と、記事を更新する機能まで作る案では、制作後の仕事も違います。何ができ、何が含まれ、どう使うかをそろえると、見た目の違いだけではない比較になります。

勧める理由と対象外の作業があれば、相手は自分に合う案かを考えられます。費用や期間がまだ不明なら、生成した数値で補わず、見積もりや照会が残る部分として表示できます。

提出する前に、一度相手の言葉へ戻る

提案の冒頭に使いたい機能の説明だけが並ぶと、相手はなぜその案が出たか分からないかもしれません。最初の相談と提案の前提が一致し、作業範囲や協力事項が続く構成なら、判断の理由をたどれます。

1. 聞いた事実と、提案の前提が一致するかを確認する。
2. 作業範囲、成果物、相手の協力事項をそろえる。
3. 未確認と、確認する人・時期を明示する。
4. 次回の打ち合わせで相談する判断や条件を案内する。

よくある疑問

相手が目的をうまく話せないときは

最近困った一件や、避けたい状態なら話せる場合があります。こちらの理解が合うかを短く尋ねれば、AIが生成した顧客像を本人に当てはめずに会話を続けられます。

提案書を先に作って見せる方が早くありませんか

話のきっかけに仮案を示す方法はあります。ただし仮定と、確かめたい内容を明示する資料です。未確認の条件を、合意済みの提案として扱うものではありません。